PROCEDURA ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA ORAZ OCHRONY SYGNALISTÓW
W MIEJSKIEJ BIBLIOTECE PUBLICZNEJ IM. HIERONIMA ŁOPACIŃSKIEGO W LUBLINIE
§ 1
Niniejszy dokument określa wewnętrzną procedurę (zwaną dalej „Procedurą”) zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych stosowaną przez Miejską Bibliotekę Publiczną
im. Hieronima Łopacińskiego w Lublinie.
§ 2
Ilekroć w Procedurze jest mowa o:
1. MBP - rozumie się przez to Miejską Bibliotekę Publiczną im. Hieronima Łopacińskiego
w Lublinie.
2. Naruszeniu prawa - rozumie się przez to działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne
z prawem i dotyczy dziedzin objętych zakresem przedmiotowym określonym Procedurze.
3. Osobie, której dotyczy Zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawą lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną wskazaną w Zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa.
4. Osobie upoważnionej - rozumie się przez to wyznaczoną przez Dyrektora osobę powołaną do przyjmowania Zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych na zasadach określonych
w niniejszej Procedurze.
5. Postępowaniu wyjaśniającym - rozumie się przez to postępowanie, które prowadzone jest
w związku ze złożonym Zgłoszeniem.
6. Pracowniku - rozumie się przez to osobę pozostającą w stosunku pracy z MBP w rozumieniu przepisu art. 22 § 1 Kodeksu pracy.
7. Dyrektorze - rozumie się przez to Dyrektora MBP.
8. Sygnaliście/Zgłaszającym - rozumie się przez to osobę fizyczną, która zgłasza informację
o Naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą określoną w § 3 ust. 1 Procedury.
9. Zgłoszeniu - rozumie się przez to przekazanie w trybie określonym w niniejszej Procedurze przez osobę uprawnioną do dokonania Zgłoszenia informacji o Naruszeniu prawa.
§ 3
1. Osobą uprawnioną do dokonania Zgłoszenia (Sygnalistą) może być:
1) pracownik, w tym pracownik tymczasowy;
2) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
3) przedsiębiorca współpracujący z MBP;
4) osoba świadcząca w MBP pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
5) stażysta;
6) wolontariusz;
7) praktykant.
2. Przez Naruszenie prawa należy rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi
w pkt 1-16.
§ 4
1. Podmiotem wyznaczonym przez MBP do przyjmowania Zgłoszeń i przekazania Zgłaszającym potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, na zasadach określonych w Procedurze, jest Osoba upoważniona.
2. Osoba upoważniona ma również prawo do podejmowania działań następczych obejmujących
w szczególności weryfikację Zgłoszenia i dalszą komunikację ze Zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje dotyczące Zgłoszenia i przekazywanie informacji zwrotnej w sprawie sposobu rozpoznania Zgłoszenia, na zasadach określonych w Procedurze.
3. MBP gwarantuje Osobie upoważnionej niezależność i bezstronność w podejmowaniu działań następczych.
4. Osoba upoważniona zobowiązana jest do zachowania obiektywizmu, bezstronności i poufności przy przyjmowaniu Zgłoszenia oraz podejmowaniu działań następczych w związku
z dokonanym Zgłoszeniem.
5. Osoba upoważniona zobowiązana jest wykonywać obowiązki z poszanowaniem dóbr osobistych i dobrego imienia Zgłaszającego oraz osoby, której Zgłoszenie dotyczy, a także zapewnić bezpieczeństwo ich danych osobowych oraz danych osobowych wszystkich osób uczestniczących w Postępowaniu Wyjaśniającym.
§ 5
1. Sygnaliści dokonują Zgłoszenia do Osoby upoważnionej używając, według własnego wyboru, jednego z następujących sposobów (kanałów):
a. poczty elektronicznej, przesyłając Zgłoszenie mailem na adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
b. poczty tradycyjnej, przesyłając pisemne Zgłoszenie na adres: Miejska Biblioteka Publiczna im. Hieronima Łopacińskiego w Lublinie ul. Peowiaków 12, 20-007 Lublin,
z adnotacją na kopercie: Poufne.
2. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej:
a. wskazanie rodzaju naruszenia prawa będącego przedmiotem Zgłoszenia,
b. datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa,
c. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa,
d. wskazanie osoby, której dotyczy Zgłoszenie,
e. wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania Zgłoszenia,
f. imię i nazwisko oraz dane kontaktowe Sygnalisty (adres do korespondencji, adres poczty e-mail, numer telefonu),
g. wskazanie stanowiska lub funkcji w MBP,
h. czytelny podpis Sygnalisty.
3. Dane osobowe Sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za jego wyraźną zgodą.
4. Zgłaszający może posłużyć się wzorem zgłoszenia stanowiącym załącznik nr 2 Procedury.
5. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
6. W przypadku gdy Zgłoszenie zostało przyjęte przez osobę nieupoważnioną ma ona obowiązek:
a. zachować w tajemnicy informacje zawarte w Zgłoszeniu, w szczególności dane osobowe lub inne informacje mogące skutkować ustaleniem tożsamości Sygnalisty lub osoby, której dotyczy Zgłoszenie;
b. przekazać niezwłocznie Zgłoszenie Osobie upoważnionej, bez wprowadzania zmian
w tym Zgłoszeniu.
7. Osoba upoważniona przekazuje Sygnaliście potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia w terminie
7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia, jeżeli w Zgłoszeniu podany został adres do kontaktu umożliwiający przekazanie Sygnaliście potwierdzenia. Przez otrzymanie Zgłoszenia rozumie się moment w którym dotarło ono do Osoby upoważnionej za pośrednictwem jednego ze sposobów (kanałów) wskazanych w ust. 1, w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią.
§ 6
1. Po przyjęciu Zgłoszenia, Osoba upoważniona ma obowiązek podjęcia działań następczych
z zachowaniem należytej staranności i profesjonalizmu w wykonywaniu obowiązków.
2. W ramach działań następczych Osoba upoważniona zobowiązana jest do niezwłocznego przeprowadzenia Postępowania Wyjaśniającego, którego celem jest zweryfikowanie prawdziwości informacji o naruszeniu prawa będącego przedmiotem Zgłoszenia.
3. Osoba upoważniona może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia Postępowania Wyjaśniającego wyłącznie w sytuacji gdy:
a. zgłoszenie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe, lub
b. zgłoszenie dotyczący naruszenia prawa będącego już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia, jeżeli Zgłaszający nie zawarł istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym Zgłoszeniem.
4. W przypadkach, o których mowa w ust. 3 Osoba upoważniona odnotowuje ten fakt wraz
z uzasadnieniem w Rejestrze Zgłoszeń, o którym mowa w § 7.
5. W ramach Postępowania Wyjaśniającego Osoba upoważniona ma prawo:
a. zwrócić się do Zgłaszającego wykorzystując podany w Zgłoszeniu adres do kontaktu,
o złożenie w formie ustnej lub pisemnej wyjaśnień lub dodatkowych informacji dotyczących Zgłoszenia, jeżeli konieczne jest uzupełnienie Zgłoszenia, jego uszczegółowienie lub dodatkowe wyjaśnienie. Zgłaszający może także przedłożyć dowody na poparcie twierdzeń zawartych z Zgłoszeniu. Jeżeli Zgłaszający sprzeciwia się złożeniu wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub jeżeli złożenie wyjaśnień lub dodatkowych informacji może zagrozić ochronie tożsamości Sygnalisty, Osoba upoważniona powinna odstąpić od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji;
b. wezwać osobę której dotyczy Zgłoszenie do złożenia w formie ustnej lub pisemnej wyjaśnień, w których ustosunkuje się do Zgłoszenia. Osoba której dotyczy Zgłoszenie może także przedłożyć dowody na odparcie twierdzeń zawartych w Zgłoszeniu;
c. wzywać i przesłuchiwać świadków na okoliczności wskazane w Zgłoszeniu;
d. zobowiązać Pracowników lub kierowników komórek organizacyjnych MBP do udzielenia informacji lub przekazania dokumentów, które znajdują się w ich posiadaniu, a które mają związek z prowadzonym Postępowaniem Wyjaśniającym;
e. zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli komórek organizacyjnych Pracodawcy, niezależnych konsultantów lub ekspertów zewnętrznych do udziału
w Postępowaniu Wyjaśniającym.
6. Osoba upoważniona wykonuje obowiązki o których mowa w ust. 5 w sposób uniemożliwiający identyfikację tożsamości Sygnalisty, chyba że uzyska na jej ujawnienie wyraźną, uprzednią zgodę Sygnalisty.
7. Przebieg Postępowania Wyjaśniającego, w szczególności przeprowadzone spotkania
i przesłuchania, oraz wszelkie dokumenty i informacje zebrane w toku i w związku
z Postępowaniem Wyjaśniającym dotyczącym Zgłoszenia mają charakter poufny.
8. Wszyscy uczestnicy Postępowania Wyjaśniającego zobowiązani są do zachowania poufności. Wzór oświadczenia o zachowaniu poufności stanowi załącznik nr 4 do Procedury.
9. Po zakończeniu Postępowania Wyjaśniającego Osoba upoważniona sporządza Protokół, zawierający ocenę zasadności Zgłoszenia (informacje o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia naruszenia prawa).
10. W przypadku uznania Zgłoszenia za zasadne Osoba upoważniona w Protokole uzasadnia stwierdzenie naruszenia prawa oraz wydaje rekomendacje krótkofalowe o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, której dotyczy Zgłoszenie oraz rekomendacje długofalowe, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w Zgłoszeniu w przyszłości.
11. W przypadku uznania Zgłoszenia za zasadne Protokół może zawierać również sugestie dotyczące konieczności przeprowadzenia dodatkowych rozmów wyjaśniających i/lub dyscyplinujących lub ewentualnie dodatkowych szkoleń i innych przedsięwzięć mających na celu wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane
w Zgłoszeniu, w przyszłości.
12. W przypadku uznania Zgłoszenia za niezasadne, w Protokole uzasadnia się brak stwierdzenia naruszenia prawa.
13. Osoba upoważniona, na podstawie przygotowanego Protokołu, przekazuje Sygnaliście informacje zwrotną bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia
w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia.
14. Przekazywana Sygnaliście informacja zwrotna powinna obejmować informację o stwierdzeniu wystąpienia naruszenia prawa i środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa bądź informację o braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia wraz z uzasadnieniem.
15. Informacja zwrotna jest przekazywana jest na wskazany przez Sygnalistę w Zgłoszeniu adres do kontaktu.
§ 7
1. Każde Zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych. Wpisu
w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych dokonuje się na podstawie Zgłoszenia.
2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych odpowiada Osoba upoważniona.
3. Rejestr Zgłoszeń zawiera:
a. numer zgłoszenia;
b. przedmiot naruszenia prawa;
c. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
d. adres do kontaktu sygnalisty;
e. datę dokonania zgłoszenia;
f. informację o podjętych działaniach następczych;
g. datę zakończenia sprawy.
4. Wzór Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych stanowi załącznik nr 3 do Procedury.
5. Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych prowadzony jest w formie papierowej z wyłączeniem Zgłoszeń złożonych w formie dokumentu elektronicznego, w przypadku których Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych jest prowadzony w systemie teleinformatycznym.
6. Administratorem danych zgromadzonych w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych jest MBP.
7. Dane w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych są przechowane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 8
1. Dokonywanie zgłoszeń w dobrej wierze nie może prowadzić do podejmowania działań odwetowych lub innych niepożądanych działań wobec Zgłaszającego, w szczególności rozwiązania stosunku pracy, wykorzystywania zależności służbowej Zgłaszającego bądź wywierania wpływu na osoby, z którymi Zgłaszający współpracuje, a które mogą pogorszyć warunki środowiska pracy zgłaszającego.
2. Sygnaliści dokonujący zgłoszenia w złej wierze lub dokonujący zgłoszenia niepoważnego lub zgłoszenia stanowiącego w istocie nadużycie nie podlegają ochronie przewidzianej
w niniejszym Procedurze. Ochronie nie będą podlegać również Sygnaliści, którzy dokonując zgłoszenia podają celowo i świadomie nieprawdziwe lub wprowadzające w błąd informacje.
§ 9
1. Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich albo do właściwego organu publicznego.
3. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.
§ 10
1. Procedura ustalona została po konsultacji z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi
w trybie przyjętym w MBP.
2. Procedura wchodzi w życie z dniem 29 października 2024 roku.
3. Procedura zostaje wprowadzona na czas nieokreślony.
4. Załączniki do niniejszej procedury stanowią:
1) Potwierdzenie zgłoszenia nieprawidłowości.
2) Formularz zgłoszenia nieprawidłowości.
3) Rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
4) Oświadczenie o zachowaniu poufności.
Załącznik nr 1 - Potwierdzenie zgłoszenia naruszenia prawa
Załącznik nr 2 - Zgłoszenie wewnętrzne naruszenia prawa w MBP
Załącznik nr 3 - Rejestr zgłoszeń wewnętrznych
Załącznik nr 4 - Oświadczenie o zachowaniu poufności Uczestnika procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszenia prawa
Do pobrania zalaczniki.pdf